Oferta de proveedor (SPL1. ISO 15504)

Siguiendo con mi serie de artículos sobre la gestión de calidad en las empresas de software, en nuestro caso hemos elegido el modelo de gestión propuesto por la ISO 15504, voy a contaros como estamos aplicando en Okkum el proceso de Oferta de proveedor (SPL.1). Lo primero de todo decir que cuando se hizo la evaluación inicial de este proceso en noviembre, el resultado fue regular, alcanzábamos parcialmente el nivel 1. Nuestro objetivo es a final de año tener este proceso muy cerca, sino, de nivel 2.

El nombre, en este caso, del proceso es bastante descriptivo: que hacemos cuando se nos solicita una oferta como proveedores. La norma determina un conjunto de buenas prácticas, que básicamente podemos resumir en asegurarnos que sabemos lo que nos está pidiendo el cliente, que el proyecto es interesante para nuestra empresa y que ambas partes estamos de acuerdo en las condiciones en que se realizará el trabajo.

Desde nuestros inicios hemos trabajado con presupuestos cerrados, puesto que nuestros clientes así nos lo exigen, y desde los inicios hemos preparado una propuesta más o menos formal con los clientes, que incluye una definición del trabajo, características técnicas, plazos y presupuesto. Probablemente mejorable, pero intentando que sin suponer una carga burocrática grande, proteja nuestros intereses y el de nuestros clientes ante futuros inconvenientes. Pero este es el último paso del proceso. Formalmente no hacíamos nada más, para llegar a redactar esta propuesta había un trabajo previo de evaluación del proyecto, pero no un proceso claro y sistemático.

El proceso que seguimos para poder realizar una oferta, actualmente, comienza por el interés de un potencial cliente  por contratar nuestros servicios o por la aparición de un concurso público dentro de nuestro ámbito. Una vez ocurre cualquiera de estas dos situaciones, que llevan implícitas muchas horas de dedicación y atención constante al entorno, se pone en marcha toda la maquinaria comercial de la empresa (vamos, yo). Diferenciaremos dos tipos de ofertas, las de organismos públicos y las de empresas privadas.

Para empresas privadas se realiza una reunión con el cliente en la que se recogen todas las funcionalidades que debe tener la aplicación, así como un perfil de la empresa. Esta reunión suele concertarse o como mínimo confirmarse por correo electrónico, para poder evidenciar que estas reuniones se realizan (la norma exige evidencias y no se fia de mi palabra, cosas de las normas). A partir de aquí se inicia un proceso en el que se busca la información relevante sobre las necesidades del cliente y cuales son las vias de proporcionar la solución más adecuada. Este proceso, no queda evidenciado de ninguna manera particular, más alla de la propuesta en si misma, puesto que el tiempo que se dedica a esta fase es el mínimo imprescindible, puesto que todavía no es un cliente y de momento trabajamos gratis.

En el caso de un concurso público, al que hemos llegado fruto del rastreo que seguimos de las distintas webs donde se publicitan y de los avisos que recibimos, por ejemplo desde la asociación de empresas productoras de software gsBit, la propia normativa del sector público para contratación ya nos exige que cumplamos con algunos puntos de la norma.

Para cumplir con el nivel 1, debemos realizar el proceso tal como esta definido en la norma, nada más. Así que si estamos seguros de haber entendido las necesidades, de la rentabilidad del proyecto, de la capacidad para realizarlo y nos ponemos de acuerdo con el cliente, ya tenemos el nivel uno de la norma, quien nos evalué debe encontrar evidencias, por lo que como mínimo dejaremos constancia en un documento de propuesta que se firmará por ambas partes y se guardarán todas las comunicaciones (preferentemente vía mail) con el cliente.

Alcanzar el nivel 2 requiere, no solo realizar, sino gestionar la realización y gestionar los productos.  En un próximo apunte explicaré como tener un proceso a nivel 2 en detalle.

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